Тема 4               Электронные таблицы в проектной работе

При работе с большими объемами данных важную роль играет их наглядность. Поэтому часто данные представляют в виде таблиц. Данные в таблицах можно не только хранить, но и обрабатывать. Здесь намного упрощаются любые расчеты, использующие данные, хранящиеся в таблицах.

Приведите пример использования таблиц в обычной жизни.

Во многих областях жизни приходится иметь дело с обширными таблицами, содержащими как основные, так и производные данные. В частности, это относится ко всем видам финансовой и учетной деятельности. В докомпьютерную эпоху такие таблицы вели вручную: основные данные вписывали, производные данные вычисляли на арифмометрах, а сама таблица имела вид большого разграфленного листа бумаги (ведомости), либо хранили в виде картотеки.

Автоматизация табличных расчетов во много раз повышает эффективность и качество работы.

Компьютерные программы, предназначенные для хранения и обработки данных, представленных в табличном виде, называют электронными таблицами.

Первые программы электронных таблиц появились вместе с первыми персональными компьютерами. В начале 80-х годов ЭТ SuperCalc произвели переворот в сознании людей, занимавшихся экономическими и финансовыми расчетами. Одно из самых популярных средств управления ЭТ — программа Microsoft Excel. Она рассчитана на работу в операционных системах Windows 95, Windows 97, Windows 2000. Основные принципы работы с ними одинаковы, поэтому мы будем говорить просто о программе Excel.

Каждый документ представляет собой набор таблиц - рабочую книгу, которая состоит из одного или многих рабочих листов. Листы одной рабочей книги обычно связаны между собой тематически. Рабочая книга может содержать десятки и даже сотни рабочих листов. Каждый рабочий лист имеет название. Рабочий лист состоит из ячеек, организованных в столбцы и строки. Это как бы отдельная ЭТ. Файлы Excel 9x имеют расширение .xls. Можно вводить и изменять данные одновременно на нескольких листах, а также выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов.

По умолчанию листы именуются «Лист 1», «Лист 2» и т.п. Имена и порядок расположения можно изменять. Выбор другого листа рабочей книги осуществляется щелчком мыши по ярлычку этого листа. Выбранный лист становится активным.

Столбцы обозначаются латинскими буквами: А, В, С...Если букв не хватает, используют двухбуквенные обозначения АА, АВ и т.д. Максимальное число столбцов в таблице - 256.

Строки нумеруются целыми числами. Максимальное число строк в таблице — 65536.

Ячейки в Excel 9x располагаются на пересечении столбцов и строк. Номер ячейки формируется как объединение номеров столбца и строки без пробела между ними. Программа Excel вводит номера ячеек автоматически.

Одна из ячеек на рабочем листе всегда является текущей. В большинстве операций используется именно она. Текущая ячейка обведена широкой рамкой, а ее номер (и содержимое) приведены в строке формул.

Окно документа Excel содержит: название открытой рабочей книги, строку меню, панель инструментов стандартную, панель инструментов форматирование, строку формул, строку состояния, полосы прокрутки, ярлычки листов и кнопки их прокрутки.

Строка формул предназначена для отображения и редактирования содержимого текущей ячейки.

Строка состояния - информацию о текущей выполняемой операции.

Основные типы данных

В работе с электронными таблицами можно выделить три основных типа данных: число, текст и формула.

Числа могут быть записаны в обычном числовом или экспоненциальном формате,⁴ например: 195,2 или 1,952Е+02. По умолчанию числа выравниваются в ячейке по правому краю, т.к. при размещении чисел друг под другом удобно иметь выравнивание по разрядам.

Текстом является последовательность символов, состоящая из букв, цифр и пробелов, например, запись «32 Мбайт» является текстовой. По умолчанию текст выравнивается в ячейке по левому краю. Это объясняется традиционным способом письма (слева направо).

Формула должна начинаться со знака равенства и может включать в себя числа, имена ячеек, функции и знаки математических операций. Однако в формулу не может входить текст. Например, «=А1+В2» - сложение чисел, хранящихся в ячейках А1 и В2.

При вводе формулы в ячейке отображается не сама формула, а результат вычислений по этой формуле. При изменении исходных значений, входящих в формулу, результат пересчитывается немедленно.

Формат данных

Решая задачу, следует выбрать наиболее подходящий формат.

По умолчанию Excel использует для представления чисел Числовой формат, который отображает два десятичных знака после запятой (112,30).

Экспоненциальный формат применяется, если число, содержащее большое количество разрядов, не умещается в ячейке (20000000 в экспоненциальном формате - 2,ООЕ+07).

Денежный формат удобен для бухгалтерских расчетов, форматы Дата и Время позволяют хранить значения временных данных и т.д.

Типы ссылок.

В формулах используются ссылки на адреса ячеек. Выделим три основных типа ссылок: относительные, абсолютные и смешанные.

Относительная ссылка в формуле используется для указания адреса ячейки, вычисляемого относительно ячейки, в которой находится формула.

При перемещении или копировании формулы из активной ячейки относительные ссьшки автоматически обновляются в зависимости от нового положения формулы. По умолчанию при наборе формул в Excel используются относительные ссылки. Относительные ссылки имеют следующий вид: Al, C5.

Абсолютная ссылка задает абсолютные координаты ячейки в рабочем листе.

При перемещении, копировании формулы из одной ячейки в другие, ссылка в формуле не изменяется и всегда указывает на одну и ту же ячейку таблицы. Абсолютные ссылки имеют следующий вид: $А$1, $С$5.

Смешанная ссылка - ссылка, в которой адресация строки отличается от адресации столбца.Здесь символ доллара ставится перед абсолютной координатой ячейки. Например, А$3 - смешанная ссылка с указанием относительной адресации столбца и абсолютной адресации строки, $В5 - смешанная ссылка с указанием относительной адресации строки и абсолютной адресации столбца.

Программа   Excel   позволяет   производить   вычисления   как   с   помощью   простейших арифметических операций, так и используя большое число встроенных стандартных функций.

1.  Щелчок по кнопке Вставка функции открывает диалоговое окно Мастер функций.

2.            Это диалоговое окно позволяет выбрать любую стандартную функцию из имеющихся в программе  Excel.  В  списке  Категория  выбирают ту,  к которой  относится нужная функция, а в списке Функция - конкретную функцию. После выбора нужной функции, ее имя заносится в строку формул, а палитра функции изменяется, давая возможность ввести аргументы функции.

3.            В верхней части палитры размещаются поля, предназначенные для ввода аргументов, а в нижней части располагается справочная информация. Здесь указывается общее описание назначения функции, а также сведения о задаваемом аргументе. Если аргумент указан полужирным шрифтом, значит, он является обязательным, а если обычным шрифтом, то его можно опустить.

Задавать аргументы функции можно в числовом виде (вручную) или как ссылки на ячейки (вручную или щелчком на соответствующей ячейке). При заполнении ячеек формулами, включающими функции, абсолютные и относительные адреса ячеек используются так же, как и в случае простых формул.

Алгоритмы

Выбор формата данных

                              1)          Ввести команду [Формат-Ячейки... ].

               2)            На диалоговой панели Формат ячеек выбрать вкладку Число.

               3)            В   списке   Числовые   форматы:   выбрать   наиболее   подходящий
          формат. С помощью счетчика Число десятичных знаков: установить
             необходимое количество знаков после запятой. В окне выбрать форму
             представления отрицательных чисел.

Для ввода данных (текста или числа) необходимо выполнить следующие действия:

1)       Поместить указатель мыши на нужную ячейку;

2)       Ввести данные;

3)       Завершить ввод нажатием клавиши «Enter».

Для ввода формулы в ячейку необходимо выполнить следующие
действия:

1)       Выделить нужную ячейку;

2)       Указать в качестве первого символа знак равенства',

3)       Ввести формулу;

4)       Завершить ввод нажатием клавиши «Enter».

Суммирование:      

  1 способ. Наберите с клавиатуры: =ЕЗ+Е4+Е5+Е6.

2 способ. Наберите с клавиатуры: =СУММ(ЕЗ:Е6).

Выделение ячеек.

При   выделении диапазона ячеек содержимое ячеек отображается белым цветом на черном фоне, а весь диапазон обводится толстой рамкой.

Выделение прямоугольной области:

•         переводим указатель на ячейку в одном из углов выбираемой области,
нажимаем   кнопку  мыши   и,   не   опуская   ее,   протягиваем   указатель   в
противоположный угол области. Отпускаем кнопку. Протягивание можно
производить в любом направлении.

•         щелкнув  на первой  ячейке  диапазона,  нажимаем  клавишу  Shift  и,  не
отпуская   ее,   щелкнуть   на  последней   ячейке.   Если   последняя   ячейка
находится за пределами экрана,  то завершить операцию можно после
прокрутки.   При   выделении   больших   диапазонов   этот   метод   удобнее
протягивания.

Выделение целых столбцов и строк: используйте маркеры строк и столбцов по

краям рабочей области. Выделение рабочего листа целиком: щелкните по кнопке в левом верхнем углу

текущей области. Выделение несвязанных диапазонов: при выборе ячеек удерживайте нажатой

клавишу Ctrl, добавляя новые диапазоны к уже выбранным.

Копирование ячеек.

1          способ.

•         выделить диапазон ячеек;

•         поместить указатель мыши на границу выделенного диапазона (указатель
мыши примет форму полой стрелки);

•         нажать левую кнопку мыши и клавишу Ctrl (указатель мыши при этом будет
дополнен  знаком  плюс)  и  переместить  указатель  в  нужную  позицию
рабочего листа.

2          способ.

•          МЕНЮ - ПРАВКА - КОПИРОВАТЬ;поместить курсор в нужную ячейку или в верхний левый угол блока, куда
надо скопировать выделенный блок;

•         МЕНЮ - ПРАВКА - ВСТАВИТЬ.

Перемещение ячеек.

1         способ.

•         выделить диапазон ячеек;

•         поместить указатель мыши на границу выделенного диапазона ( указатель
мыши примет форму полой стрелки);

•         нажать левую кнопку мыши и переместить указатель в нужную позицию
рабочего листа.

2         способ.

•         МЕНЮ-ПРАВКА-ВЫРЕЗАТЬ;

•         поместить курсор в нужную ячейку или в верхний левый угол блока, куда
надо переместить выделенный блок;

•         МЕНЮ - ПРАВКА - ВСТАВИТЬ.

Удаление ячеек.

Очистка ячейки, строки и столбца.

выделите ячейки, строки или столбцы, которые следует очистить;

-    ПРАВКА - ОЧИСТИТЬ - ВСЕ, СОДЕРЖИМОЕ, ФОРМАТЫ

Удаление ячейки, строки и столбца.

выделите  ячейки,   строки  или  столбцы,  которые  следует удалить;

-       ПРАВКА - УДАЛИТЬ.

Соседние ячейки сместятся, чтобы заполнить освободившееся место.

Перемещение формулы.

При перемещении формулы ссылки, расположенные внутри формулы не изменяются.

1.  Выберите ячейку, содержащую перемещаемую формулу.

2.             Установите указатель на рамку выделения и нажмите кнопку мыши.

3.             Перетащите выделение, удерживая нажатой кнопку мыши, в необходимую
область.

Копирование формулы.

При копировании формулы абсолютные ссылки не изменяются, а относительные ссылки изменяются.

1.           Выберите ячейку, содержащую копируемую формулу.

2.             Установите указатель на рамку выделения и нажмите кнопку мыши.

3.             При перетаскивании удерживайте нажатой клавишу CTRL.

или

Выделите ячейку, содержащую формулу, и перетащите маркер заполнения в примыкающий диапазон.

Суммирование значений диапазона ячеек.

1.                         Выделить ячейку, в которую следует поместить сумму.

2.            Нажать   кнопку   со   значком   £,   после   чего   будет   выделен   диапазон   ячеек   для
  суммирования. Если предложенный диапазон не подходит, перетащить указатель по
   ячейкам, которые нужно просуммировать.

3.            Нажать клавишу {Enter}.

Составление таблицы значений функции с использованием Мастера функций.

1.          Подготовить таблицу, ввести значения аргумента. Выделить ячейку, в которую нужно
   вставить первое значение функции.

2.            Ввести команду Вставка - Функция...

3.             В    окне    диалога    Мастер    функций:    в    списке    Категории:    выбрать    вариант
   Математические, а в списке Функции: выбрать вариант Степень. Нажать кнопку ОК.

4.             Ввести значения числа и значения показателя степени.

Заполнить ряд значений функции с помощью команды Правка - Заполнить - Вправо.

на главную